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SharePoint Adventskalender

Eine tolle Idee ist der von einigen MVPs der SharePoint Community initiierte SharePoint Adventskalender, bei dem sich an jedem Tag im Dezember ein Türchen mit tollen Tipps und Tricks rund um SharePoint öffnet. Daneben gibt es spannende Partnerbeiträge zu lesen, genußvolle Rezepte sowie kleine Geschenke.

Da der Adventskalender inzwischen wieder offline ist, anbei unser Artikel aus dem Kalendertürchen:

Revisionssichere Archivierung mit SharePoint – Theorie und Praxis

Zum Ende eines jeden Jahres kommt neben der festlichen Zeit auch immer wieder mein Wunsch, das Jahr mit einem aufgeräumten Schreibtisch zu beenden. Das ist ähnlich wie mit den guten Vorsätzen für das neue Jahr – und ewig grüßt das Murmeltier.

Ich arbeite recht strukturiert, so dass meine Ablagen nicht in hohen Bergen ausarten. Über postalisch zugestellte Dokumente wie Rechnungen oder Verträge mache ich mir dabei auch keine Gedanken, diese werden von uns natürlich zeitnah archiviert. In meiner Ablage befindet sich jedoch der ein oder andere Ausdruck eines elektronischen Dokuments, z.B. einer E-Mail, und ich stelle mir die Frage, kann ich den jetzt wegwerfen und die E-Mail löschen oder muss ich es archivieren?

Und jedes Jahr denke ich, du müsstest es besser wissen, denn schließlich beraten wir unsere Kunden bezüglich der Archivierung von Unternehmensdaten.

Archivierung – ein schönes aber auch leidiges Thema. Schön, weil es uns immer wieder vor neue Herausforderungen stellt, unsere Kunden bei der Einführung von SharePoint-Archivlösungen zu beraten sowie die stetigen Änderungen des Gesetzgebers einfließen zu lassen. Leidig, weil es eben diese Gesetze gibt und weil diese meist von Theoretikern entworfen wurden.

Bei den früheren SharePoint-Versionen lösten wir die Archivierung mit zusätzlichen Softwareprodukten. Daraus resultierte für unsere Kunden jedoch die Pflege eines weiteren Produkts, obwohl wir den Ansatz vertreten, homogene und damit einfache Strukturen zu etablieren.

Daher freuten wir uns umso mehr, dass sich ab SharePoint 2010 „out of the box“ grundsätzlich die Möglichkeit bietet, eine revisionssichere Archivierung für aufbewahrungspflichtige Dokumente umzusetzen. Dies bestätigen auch die von Microsoft beauftragten, frei zugänglichen KPMG-Berichte über Compliance mit Microsoft SharePoint Server 2010 und 2013.

Aber ganz so einfach ist es natürlich dann doch wieder nicht: SharePoint bietet zwar die Technik zur Archivierung, die Umsetzung muss jedoch durch umfangreiche organisatorische Maßnahmen ergänzt werden.

Eine revisionssichere und den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung („GoB-konform“) folgende Archivierung stellt einige Anforderungen an die Systeme und die Benutzer, darunter zum Beispiel die Vollständigkeit und Zeitnähe der Archivierung, die Unveränderbarkeit der Dokumente sowie eine langfristige Lesbarkeit und Wiederherstellbarkeit.

Um den gesetzlichen Anforderungen genügen zu können, sind neben den organisatorischen auch technische Festlegungen zu treffen und diverse, relativ komplizierte Einstellungen im SharePoint vorzunehmen. Der hohe Anspruch an die Technik ist wohl mitunter ein Grund, warum viele Unternehmen in der Praxis noch heute ihre elektronischen Daten ausdrucken und auf Papier aufbewahren. Doch das reicht nicht, denn der Gesetzgeber gibt vor, die Daten im Original zu archivieren.

Eine Lösung, die den Administratoren diese komplexen Einstellungen abnimmt und damit sicherstellt, dass die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden, entwickelte unser österreichischer Partner, die free-com solutions GmbH. Nach intensiver Prüfung und Gesprächen mit free-com sind wir überzeugt, dass der Einsatz der Lösung unseren Kunden viele Vorteile bringen wird. Zur Sicherstellung, dass das Editieren, Überschreiben und Löschen von archivierten Daten verhindert wird, verwendet das eArchiv neben SharePoint-Techniken wie dem record management Signaturen und qualifizierte elektronische Zeitstempel. Die Administratoren oder Sachbearbeiter können sich ganz auf die organisatorischen Aufgaben konzentrieren, beispielsweise dem Aufbau der Archivierungsbibliotheken und den Einstellungen zur Speicherdauer der Dokumente.

AuditProof eArchive hat das Ziel erreicht, die im KPMG-Bericht beschriebenen organisatorischen Maßnahmen zu minimieren, in dem es entsprechende technische Umsetzungen liefert.

Ready to archive?

Ein ganz klares – Ja! Einmal installiert steht im SharePoint ein Bereich bereit, in dem beliebige Archivbibliotheken eingerichtet und individuelle Speicherdauern konfiguriert werden können.

Und dennoch ein klares – Nein! Denn zuerst steht die organisatorische Konzeptarbeit an. Wie verfahren wir im Unternehmen mit aufbewahrungspflichtigen Dokumenten, in welcher Form liegen diese vor, was bedeutet exakt die zeitnahe Archivierung, welchen Abläufen unterliegen unsere Dokumente bevor wir sie archivieren können?

In unserer Beratertätigkeit in dem Themenumfeld liegt daher der Schwerpunkt in der Abstimmung der Organisation. Die Bereitstellung der Technik spielt eine geringere Rolle, zumindest was den Aufwand betrifft.

Aus meiner Projekterfahrung heraus und der Auseinandersetzung mit vielen Archivierungsprodukten bin ich überzeugt, dass wir die revisionssichere Archivierung mit dieser Lösung für SharePoint in der Praxis elegant und zur Zufriedenheit unserer Kunden lösen können.

Mein persönlicher Jahresabschluss fällt mir daher leicht, da wir in unserem Unternehmen ganz klare Regelungen und Workflows für die Archivierung geschaffen haben und mir die Sichtung von unsortierten Ausdrucken erspart bleibt.

In diesem Sinne wünsche ich frohes Aufräumen und eine besinnliche Weihnachtszeit!

Links zu den KPMG Berichten:

Compliance mit Microsoft SharePoint Server 2010: http://www.kpmg.de/bescheinigungen/requestreport.aspx?27751

Compliance mit Microsoft SharePoint Server 2013 – Eine Analyse der wichtigsten Funktionen nach deutschem Handels- und Steuerrecht:

http://www.kpmg.de/bescheinigungen/requestreport.aspx?36653

 

Daniel Grohé

Ernst & Lackner Consulting GmbH