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SharePoint-Archiv

Revisionssichere Dokumentenarchivierung leicht gemacht

Das Add-on „AuditProof eArchive“ unseres Partners free-com ermöglicht eine einfache Verwendung von SharePoint als revisionsicheres elektronisches Archiv.

Viele Unternehmen stellen sich die Frage, ob es tatsächlich notwendig ist, neben der oft bereits vorhandenen SharePoint-Infrastruktur ein zusätzliches Archivsystem zu betreiben, um den gesetzlichen Archivierungspflichten nachzukommen.

Von Wirtschaftsprüfern wird grundsätzlich bestätigt, dass SharePoint ab Version 2010 unter bestimmten Voraussetzungen als elektronisches SharePoint-Archiv zur konformen Ablage von Belegen, insbesondere von elektronischen Rechnungen verwendet werden kann. Ein detaillierter Blick zeigt jedoch, dass eine konkrete Umsetzung mit detailliertem Know-how, komplexer Konfiguration und umfangreichen organisatorischen Maßnahmen verbunden ist. Das „AuditProof eArchive“ von free-com hilft dieses Problem nachhaltig zu lösen.

Nach der Installation wird SharePoint in einen „revisionssicheren“ Modus versetzt, und damit dies so bleibt auch automatisch überwacht. Die notwendigen organisatorischen Maßnahmen werden dadurch auf ein Minimum reduziert. Digitale Signaturen samt Zeitstempel stellen zusätzlich die Beweiskraft aller Dokumente sicher.

SharePoint wird mit dem AuditProof Add-On zur günstigen und einfachen eArchiv Lösung.

Highlights elektronisches SharePoint-Archiv

  • Revisionssicheres SharePoint-Archiv
  • Deutliche Kostenersparnis
  • Keine zusätzliche Hardware nötig
  • Reduzierung des organisatorischen Aufwands
  • Einfach zu installieren
  • Compliance Dashboard
  • Automatische Überwachung der Richtlinien
  • Vieraugenprinzip bei Problemfällen
  • Erweitertes Rollen- und Rechtemanagement
  • Elektronische Signaturen auf allen Dokumenten
  • Elektronische Zeitstempel
  • GoB-Konformität (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) für Österreich und Deutschland nach IDW PS880 geprüft duch KMPG
  • Kompatibel mit Backup- und BLOB-Lösungen
  • Keine externe WORM Hardware notwendig

Anforderungen an ein revisionssicheres SharePoint-Archiv

Einerseits ist es natürlich im eigenen Intresse des Unternehmens unternehmensrelevante Dokumente so aufzubewahren, dass diese vor unbefugter Löschung oder Manipulation grundsätzlich geschützt sind. Andererseits gibt es in Deutschland im Unternehmens- bzw. Steuerrecht an verschiedenen Stellen konkrete Anforderungen an die Qualität und Dauer der Aufbewahrung bestimmter Dokumente.

Folgende Anforderungen werden an ein revisionssicheres Archivsystem grundsätzlich gestellt:

  • Die Dokumente werden vollständig und zeitnahe archiviert.
  • Die Dokumente werden vor Veränderung geschützt.
  • Die Dokumente können einfach wiedergefunden werden.
  • Die Dokumente sind langfristig lesbar und wiederherstellbar.
  • Die Dokumente werden durch ein Berechtigungskonzept geschützt.

Viele dieser Anforderungen können mit den Standardfunktionen des SharePoint Servers oder der SharePoint Foundation abgebildet werden. So kann ein Dokument in einer SharePoint Bibliothek abgelegt, mit entsprechenden Metadaten versehen und damit auch leicht wieder gefunden werden.

Um die Anforderung der langfristigen Lesbarkeit und Wiederherstellbarkeit zu erfüllen, ist es wichtig ein entsprechendes Dokumentenformat (z.b.: PDF/A, TIFF) zu verwenden. Es ist also kein Thema auf das SharePoint direkten Einfluß hat.

Schwieriger wird das Thema bei den Anforderungen bzgl. Schutz vor Manipulation und Löschung von Dokumenten. SharePoint bietet dazu zwar einige Basisfunktionen, die Konfiguration all dieser Funktionen ist jedoch durchaus anspruchsvoll.

Das AuditProof SharePoint-Archiv ist an dieser Stelle sehr benutzerfreundlich und verfolgt den Ansatz, auf der einen Seite Schutz vor Manipulation und Löschung innerhalb von SharePoint durch automatisierte Konfiguration, Überwachung und programmtechnische Erweiterungen zu bieten. Auf der anderen Seite kann durch elektronische Signatur und qualifizierten Timestamp immer nachgewiesen werden, dass ein Dokument seit dem Archivierungszeitpunkt nicht verändert wurde.

Weitere Informationen erhalten Sie bei uns und auf der Website unseres Partners free-com.